Assemblée générale

Les copropriétaires sont invités au moins une fois par an à participer à l'assemblée générale.
Au cours de cette assemblée générale, sont prises les décisions importantes nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. La présence de chaque copropriétaire est donc recommandée.

La convocation à l'assemblée

Elle doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec avis de réception, ou par télécopie avec récépissé, ou en cas de remise en main propre contre émargement, au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.

L’assemblée générale peut être convoquée par :

Le syndic
Dans le cadre de sa mission, le syndic est tenu de convoquer au moins une fois par an, et à chaque fois qu'il le juge utile, une assemblée générale réunissant l’ensemble des copropriétaires. Dans certains cas, le syndic peut être obligé de convoquer l’assemblée générale lorsque le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires) lui demande.
 
Le président du conseil syndical
La convocation peut également être effectuée par le président du conseil syndical lorsqu’après avoir mis en demeure le syndic, celui-ci ne donne pas suite au cours des 8 jours qui suivent. Dans ce cas, à l’expiration des 8 jours, le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale.

Les copropriétaires
En l’absence de conseil syndical, de désignation des membres du conseil syndical ou lorsque le président ne fait rien, une assemblée générale peut être convoquée par un ou par plusieurs copropriétaires. Dans ce cas, après une mise en demeure restée infructueuse pendant 8 jours, tout copropriétaire a alors la possibilité de demander au président du tribunal de grande instance de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice qui convoquera lui-même l'assemblée générale. Cette action nécessite cependant de prendre un avocat et entraîne des frais de procédure pour la copropriété.

L’ordre du jour de l’assemblée générale

Il comporte la liste des questions ou des points qui seront soumis au vote des copropriétaires pendant la séance.
Tout copropriétaire ou le conseil syndical peuvent, à tout moment, demander au syndic d’inscrire une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Le syndic doit les porter à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Toutefois, si compte tenu de la date de réception, elles ne peuvent être inscrites à cette assemblée, le syndic les reportera à l'assemblée suivante. La demande d’inscription d’une question supplémentaire doit lui être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. Chaque question doit être précise et rédigée de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif.

Contenu de la convocation

• L'indication du lieu, de la date et de l'heure de la réunion de l'assemblée.
• L'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. Chaque question doit être rédigée sans équivoque et devra faire l'objet d'un vote séparé. Seules les questions prévues à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote, les autres peuvent seulement être discutées.
• L'indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées par l'assemblée générale.
• Toutes les pièces nécessaires aux copropriétaires pour apprécier la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre, et dont l'énoncé figure à l'ordre du jour.

Ces pièces font l'objet d'une liste réglementée : certaines conditionnent la validité de la décision (par exemple, les contrats et devis pour les travaux à voter) et doivent de surcroît être conformes à un modèle type (par exemple, l'état financier du syndicat de copropriété et le projet du budget présenté avec les comparatifs des documents correspondants de l'exercice précédent).
D'autres pièces sont quant à elles, nécessaires à l'information du copropriétaire (par exemple, les annexes du budget prévisionnel, l'avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire et le compte rendu de l'exécution de sa mission).

Dans le cas où l’assemblée générale est amenée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, il doit être procédé au préalable à une mise en concurrence des projets de contrats de syndic. Lorsque le conseil syndical donne son avis, celui-ci doit être joint à la convocation à l’assemblée générale.

Se faire représenter à l'assemblée générale

Qui peut être mandataire ?

Un copropriétaire peut donner mandat pour être représenté à l'assemblée. Le choix du mandataire est libre, que ce mandataire  soit ou non membre du syndicat. Toute clause du règlement de copropriété qui restreindrait la liberté de choix des copropriétaires est nulle. Le copropriétaire qui se fait représenter est tenu par les votes que son représentant (mandataire) a émis.

Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote sauf dans les deux situations suivantes : 

• si le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n’excède pas 5% des voix du syndicat ;

Ou

• s’il participe à l’assemblée générale d’un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire.

Il est également possible de mandater, pour une durée d’un an, le président du conseil syndical secondaire pour représenter les copropriétaires à l’assemblée générale du syndicat principal.
Cette décision est prise à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires/loi du 10.6.65 : art. 25).

Qui ne peut pas être mandataire ?

Ne peuvent pas recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire lors de l’assemblée générale :

• le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS, ses préposés,
• les salariés du syndic, leurs conjoints ou partenaires liés par un PACS et leurs ascendants ou descendants qui sont également copropriétaires.

Contenu du mandat

Le mandat doit être écrit, rédigé en termes généraux ; il autorise le mandataire à voter des décisions en matière d’administration.

Après l’assemblée générale

Les copropriétaires opposants ou défaillants reçoivent le procès-verbal de l’assemblée générale par courrier recommandée avec demande d’avis de réception [ou par voie électronique (sous réserve de l’accord écrit du copropriétaire et de la publication d’un décret - à paraître)]. Ils peuvent contester les décisions de l’assemblée générale en formant un recours dans les 2 mois qui suivent la réception du procès-verbal (cf. fiche « Déroulement de l’assemblée générale/Comment contester une décision ?) ».

Le syndic est tenu d’assurer l’information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale (Les modalités seront définies par décret (à paraître).

Source : http://www.anil.org/profil/vous-etes-proprietaire/copropriete/assemblee-generale/assemblee-generale/